Program almaya karar veren işletmelerin bize sorduğu ilk sorulardan biri şu: “Bize ön muhasebe yeter mi, yoksa ERP mi almalıyız?” ERP kelimesi kulağa büyük firmalara özel bir şey gibi geliyor, ön muhasebe ise “basit” diye küçümseniyor. Gerçekte ikisi de doğru işletmede doğru seçim. Yanlış olan, ihtiyaca bakmadan karar vermek.
Temel fark nedir?
Ön muhasebe programı işletmenin günlük ticari kayıtlarını tutar: fatura keser, cari hesapları izler, kasa ve banka hareketlerini, temel stok giriş çıkışlarını takip eder. Ay sonunda bu kayıtlar mali müşavire gider.
WOLVOX ERP ise bu kayıtların üzerine işletmenin operasyonunu ekler: birden fazla depo, sipariş ve sevkiyat süreçleri, şubeler arası transfer, üretim, ayrıntılı yetkilendirme ve daha kapsamlı raporlama. Kısacası ön muhasebe “ne sattım, kime borçluyum” sorusunu cevaplar; ERP ise “işim nasıl dönüyor” sorusunu.
Hangi özelliğin hangi pakette yer aldığı zamanla değişebileceği için güncel içeriği teklif aşamasında bayinize sormanızı öneririz.
Senaryo 1: Tek dükkânlı bir işletme
Mahallede bir hırdavatçı, kırtasiye ya da giyim mağazası düşünün. Bir kasa var, mal tedarikçiden gelip rafa giriyor, satış yapılıyor, bazı müşterilerle açık hesap çalışılıyor. Bu işletmenin ihtiyacı fatura, cari, stok ve kasa takibi. Ön muhasebe programı, gerekirse hızlı satış ekranıyla birlikte, bu işi rahatlıkla görür. Burada ERP almak çoğu zaman hiç açılmayacak ekranlar için bütçe ayırmak demek.
Yine de tek dükkân her zaman tek dükkân olarak kalmıyor. Mağazanın yanına bir depo kiralanacaksa, internetten satış başlayacaksa ya da kısa süre içinde ikinci bir şube açılması gündemdeyse, bunu programı seçerken söyleyin. Böyle bir durumda ön muhasebeyle başlayıp ileride geçiş yapmak mı, yoksa baştan daha kapsamlı bir paketle başlamak mı daha mantıklı, birlikte hesap ederiz.
Senaryo 2: Depolu bir toptancı
Toptancıda işin içine depo, sipariş ve sevkiyat girer. Müşteri telefonla sipariş verir, sipariş depoya düşer, ürün toplanır, irsaliyeyle çıkar, fatura sonra kesilir. Malın bir kısmı ana depoda, bir kısmı başka bir depoda durur. Bu noktada şu sorular önem kazanır:
- Hangi ürün hangi depoda, ne kadar var?
- Bekleyen siparişlerin ne kadarı sevk edildi?
- Plasiyerin sahada aldığı sipariş merkeze nasıl ulaşıyor?
- Müşteriye özel fiyat ve iskontolar nasıl takip ediliyor?
Ön muhasebeyle bu soruların bir kısmı cevaplanabilir, ama iş büyüdükçe Excel tabloları ve el notlarıyla desteklemek gerekir. Depolu çalışan toptancılarda genellikle ERP tarafını öneriyoruz.
Senaryo 3: Üretim yapan bir firma
Üreticide hammadde alınır, reçeteye göre işlenir, yarı mamule ve mamule dönüşür. Ürünün maliyetini doğru hesaplamak için hangi hammaddeden ne kadar kullanıldığını bilmek gerekir. Ön muhasebe programı bitmiş ürünün satışını kolayca kaydeder, ama hammaddeden mamule geçişi izlemez. Üretim takibi ve malzeme ihtiyaç planlaması gereken firmalarda ERP ile birlikte üretim modüllerini de konuşmak gerekir.
Senaryo 4: Birden fazla şubesi olan işletme
İki ya da daha fazla şubesi olan bir işletmede patronun ilk derdi, şubelerde olup biteni merkezden görmektir. Hangi şubede ne kadar satış yapıldı, hangi şubede hangi ürün bitmek üzere, şubeler arası mal transferi nasıl kaydediliyor? Her şubeye ayrı bir ön muhasebe kurmak kısa vadede işe yarar gibi görünse de ay sonunda rakamları birleştirmek ciddi zaman alır. Verinin tek merkezde toplandığı bir yapı, bulut seçenekleri de dahil, ERP tarafında daha düzgün kurulur.
Karar verirken sorulacak sorular
- Birden fazla depoda ya da şubede stok tutuyor musunuz?
- Üretim, montaj ya da reçeteli ürününüz var mı?
- Sipariş, irsaliye ve fatura aşamalarını ayrı ayrı takip etmeniz gerekiyor mu?
- Çalışanlarınızın hangi ekranları göreceğini ayrıntılı biçimde kısıtlamak istiyor musunuz?
- Önümüzdeki iki yıl içinde şube, depo ya da saha satış eklemeyi düşünüyor musunuz?
Bu sorulardan çoğuna “hayır” diyorsanız ön muhasebe büyük ihtimalle yeterli. Birkaçına “evet” diyorsanız ERP’yi ciddi şekilde değerlendirmenizi öneririz.
Sonradan geçiş mümkün mü?
Ön muhasebeyle başlayıp işler büyüyünce ERP’ye geçmek mümkün; sahada sık yaptığımız bir iş. Stok kartları, cari hesaplar ve bakiyeler taşınır. Yine de her geçişin bir hazırlık ve eğitim süresi olduğunu unutmayın. Büyüme planınız netse doğrudan ERP ile başlamak bu ikinci geçişi ortadan kaldırır.
EFE PC Bilişim olarak İstanbul’daki işletmelere iki programı da kendi iş akışınız üzerinde ücretsiz demo ile gösteriyoruz. Hangisinin size uyduğunu ekranda görerek karar verebilirsiniz.