Küçük bir pansiyon da işletseniz, onlarca odalı bir otel de, gün aynı sorularla başlar: Bugün kim giriyor, kim çıkıyor, hangi oda temiz, hangi oda boş, kimin hesabı kapanmadı? Bunları defter, Excel ve telefon notlarıyla takip etmek mümkün; ama sezon yoğunlaştığında ilk dağılan şey bu düzen oluyor. Bu yazıda otel ve pansiyon programı seçerken nelere bakmanızı önerdiğimizi anlatıyoruz.
Rezervasyon: tek takvim, tek doğru
Program seçiminde ilk bakılacak yer rezervasyon ekranıdır. Telefonla, e-postayla, internetten ya da kapıdan gelen her rezervasyon aynı takvimde görünmelidir. Aynı odanın aynı gece iki misafire verilmesi çoğu zaman rezervasyonların farklı yerlerde tutulmasından kaynaklanır.
Demo sırasında şunlara dikkat edin: Oda tipine ve tarihe göre müsaitlik tek ekranda görünüyor mu? Opsiyonlu rezervasyon tutulabiliyor mu? Alınan kapora rezervasyona işleniyor mu? Grup rezervasyonları tek tek mi giriliyor, toplu mu?
Küçük pansiyonlarda bu ekran genellikle işletme sahibinin cep telefonundaki notların yerini alır. Rezervasyonu telefonda alan kişiyle kapıda misafiri karşılayan kişi farklıysa, ortak bir takvim olmadan bilgi kaybı kaçınılmazdır.
Resepsiyon ve oda durum tablosu
Resepsiyonun kalbi oda durum tablosudur. Bir bakışta hangi odanın dolu, boş, kirli, temizlenmiş ya da arızalı olduğunu görmek gerekir. Kat hizmetleri bir odayı temizlediğinde bu bilginin resepsiyona hemen ulaşması, misafirin lobide beklememesi demektir.
Giriş ve çıkış işlemleri de hızlı olmalı. Misafir bilgileri bir kez girilmeli, tekrar gelen misafirin bilgileri hazır gelmeli. Yoğun bir öğleden sonra kapıda beş misafir beklerken her kaydı baştan yazan bir resepsiyonist, hata yapmaya da açıktır.
Folyo: misafirin hesabı
Folyo, misafirin konaklaması boyunca oluşan harcamaların tutulduğu hesaptır. Oda ücreti, minibar, restoran, çamaşır, transfer gibi kalemler folyoya işlenir. Çıkışta misafire tek bir hesap sunulur ve fatura buradan kesilir. Programa bakarken şu sorulara cevap arayın:
- Restoran ya da bar harcamaları odaya yazılabiliyor mu?
- Aynı odada kalan iki kişinin hesabı ayrılabiliyor mu?
- Acente ödemeli konaklamalarda oda ücreti acenteye, ekstralar misafire yazılabiliyor mu?
- Dövizle çalışılıyorsa kur nasıl takip ediliyor?
- Çıkışta e-Fatura ya da e-Arşiv fatura doğrudan kesilebiliyor mu?
Kanal ve rezervasyon sitesi bağlantısı
Birçok tesis odalarının bir kısmını online rezervasyon siteleri üzerinden satıyor. Bu sitelerle otel programı arasındaki müsaitlik ve fiyat bilgisini elle güncellemek hem zaman kaybı hem de çift satış riski demek. Bu yüzden kanal bağlantısını satın almadan önce açıkça konuşun. Sormanızı önerdiğimiz sorular:
- Çalıştığım rezervasyon siteleriyle bağlantı hangi yolla kuruluyor?
- Bunun için ayrı bir kanal yöneticisi hizmeti gerekiyor mu?
- Siteden gelen rezervasyon programa otomatik düşüyor mu?
- Programda yaptığım fiyat ve müsaitlik değişikliği sitelere yansıyor mu?
- Bu bağlantının ek bir maliyeti var mı?
Cevaplar, kullandığınız sitelere ve seçeceğiniz bağlantı yöntemine göre değişir. Genel bir “evet, bağlanıyor” cevabıyla yetinmeyin; kendi kanallarınız için net bilgi alın.
KBS bildirimi
Konaklama tesisleri, misafirlerinin kimlik bilgilerini Kimlik Bildirim Sistemi (KBS) üzerinden bağlı oldukları kolluk birimine bildirmekle yükümlüdür. Bu bildirimi her misafir için ayrıca elle yapmak, özellikle yoğun günlerde ciddi iş yükü oluşturur ve bir kaydın atlanması riskini artırır.
Program seçerken misafir kaydında girilen bilgilerin KBS bildirimi için nasıl kullanılabildiğini, bildirimin programdan mı yoksa ayrı bir ekrandan mı yapıldığını sorun. Bildirimle ilgili güncel kural ve süreleri ise tesisinizin bağlı olduğu kolluk biriminden ya da resmî kaynaklardan teyit edin.
Yüksek sezon ve düşük sezon
Birçok tesis için yıl ikiye ayrılır: odaların dolup taştığı yüksek sezon ve daha sakin geçen düşük sezon. Program bu farkı fiyatlandırmada karşılamalı. Sezona, hafta içi ve hafta sonuna, oda tipine ve konaklama süresine göre farklı fiyatlar tanımlanabilmeli; resepsiyonist fiyatı her rezervasyonda kafadan hesaplamamalı.
Kurulum zamanı da sezona göre seçilmeli. Yüksek sezonun ortasında programa geçmek, personelin hem misafirle hem yeni ekranlarla uğraşması demek. Düşük sezonda kurulum yapıp personeli rahatça eğitmek, sezon açıldığında herkesin programa alışmış olmasını sağlar. Düşük sezon, geçen dönemin doluluk ve kanal raporlarına bakıp fiyat kararlarını gözden geçirmek için de iyi bir zamandır.
Son olarak
Otel programını broşürden değil, kendi tesisinizin bir gününü ekranda canlandırarak seçin. EFE PC Bilişim olarak İstanbul’daki otel ve pansiyonlara ücretsiz demo yapıyor; kurulum, veri aktarımı ve personel eğitimini tesisinizde gerçekleştiriyoruz.