Bize gelen müşterilerin önemli bir kısmı ilk programını değil, ikinci ya da üçüncü programını arıyor. Sebebi genelde aynı: ilk seferde “en ucuzu olsun, nasılsa fatura kesip cari tutacağız” diye başlanmış, iki yıl sonra işletme büyüyünce program yetmez olmuş. Bu yazıda bir ön muhasebe programına karar vermeden önce sormanızı önerdiğimiz soruları topladık.
1. Bugün ne yapıyorsunuz, iki yıl sonra ne yapacaksınız?
Bugün tek kişi fatura kesiyor olabilir. Ama yakında bir depo, ikinci bir şube ya da sahada sipariş toplayan bir eleman eklenecekse, programın bunu kaldırıp kaldırmayacağını şimdiden öğrenin. Aynı üreticinin daha kapsamlı paketine verilerinizi taşıyarak geçebiliyorsanız, büyüdüğünüzde sıfırdan başlamazsınız.
2. Kaç kişi aynı anda kullanacak?
Kasada bir kişi, muhasebede bir kişi, depoda bir kişi varsa üç kullanıcı demektir. Birçok işletme bunu kurulum günü fark ediyor. Kullanıcı sayısını ve kimin hangi ekranı göreceğini baştan konuşmak, hem doğru lisansı almanızı sağlar hem de çalışanların yetkilerini düzgün ayarlamanızı.
3. e-Fatura ve e-Arşiv programın içinden kesilebiliyor mu?
Bugün e-Fatura kapsamında olmasanız bile ileride olabilirsiniz. Faturayı programda kesip ayrı bir portala girip tekrar yazmak, hem zaman kaybı hem de hata sebebi. Programın e-Dönüşüm entegrasyonuyla doğrudan çalışıp çalışmadığını mutlaka sorun. Kapsamınızı ise mali müşavirinizle kontrol edin.
4. Eski verilerim ne olacak?
Stok kartları, cari hesaplar ve açık bakiyeler yeni programa taşınmazsa ilk haftalar elle giriş yapmakla geçer. Satıcıya şunu sorun: “Eski programımdan ya da Excel listemden hangi bilgileri aktarabilirsiniz, bunu kim yapacak?” Net bir cevap alamıyorsanız bu ilerde sorun çıkacağının işaretidir.
5. Mali müşavirinizle uyumlu mu?
Ön muhasebede tuttuğunuz kayıtlar ay sonunda muhasebecinize gider. Müşavirinizin kullandığı programla veri alışverişi kolaysa, ayda birkaç saatlik yazışma ve düzeltme işinden kurtulursunuz. Karar vermeden önce müşavirinize de fikrini sormanızı öneririz.
6. Destek nasıl verilecek?
Programın kendisi kadar, bir sorun çıktığında kime ulaşacağınız da önemli. Şu soruların cevabını önceden alın:
- Telefonla aradığımda kimle konuşacağım?
- Uzak bağlantıyla bilgisayarıma bağlanabiliyor musunuz?
- Gerekirse işyerime gelebiliyor musunuz?
- Güncellemeleri kim yapacak?
Akşam kasa kapanışında rapor çıkmıyorsa, bunu ertesi gün öğlene kadar bekleyemezsiniz. Yakınınızda bir yetkili bayi olması bu yüzden fark yaratır.
7. Yedekleme nasıl yapılıyor?
Bilgisayarın diski bozulduğunda bütün cari hesaplarınız gidebilir. Programın yedek alıp almadığı, yedeğin nereye alındığı ve geri yüklemenin nasıl yapıldığı kurulum günü gösterilmeli. Mümkünse yedeğin işyeri dışında da bir kopyası olsun.
Kısacası
Ön muhasebe programını sadece fiyatla değil, büyüme ihtimaliniz, kullanıcı sayınız, e-Dönüşüm ihtiyacınız ve alacağınız destekle birlikte değerlendirin. EFE PC Bilişim olarak karar vermeden önce programı kendi iş akışınız üzerinde ücretsiz gösteriyoruz; neyin işinize yarayıp neyin yaramadığını görerek seçim yapabilirsiniz.