Program değiştirmeyi düşünen hemen herkesin ilk sorusu aynı: “Peki benim bu kadar yıllık verim ne olacak?” Cevap, hangi verinin taşınması gerektiğine ve eski programınızın veriyi ne şekilde dışarı verebildiğine bağlı. Bu yazıda sahada yaptığımız geçişlerden edindiğimiz tecrübeyle süreci anlatıyoruz.
Hangi veriler taşınır?
Geçişlerde genellikle şu veriler aktarılır:
- Stok kartları: ürün adı, kodu, barkodu, birimi, alış ve satış fiyatları, KDV oranı.
- Cari kartlar: müşteri ve tedarikçi adları, vergi bilgileri, adres ve telefonlar.
- Açılış bakiyeleri: geçiş tarihindeki cari bakiyeler ve stok miktarları.
Geçmiş yıllara ait tüm fatura ve hareket detaylarını taşımak ise çoğu zaman ne mümkün ne de gerekli. Eski kayıtlarınıza ihtiyaç duyduğunuzda bakabilmeniz için eski programı ya da raporlarını arşivde tutmanızı öneriyoruz.
Hazırlık: işin yarısı burada
Aktarımdan önce verinizi temizlemek, sonradan çıkacak sorunların çoğunu önler. Kurulumdan önceki hafta şunları yapmanızı öneririz:
- Kullanılmayan ürünleri ayıklayın. Yıllardır satılmayan, aynı ürünün üç farklı adla açılmış kartları gibi kayıtları temizleyin.
- Cari kartları birleştirin. Aynı müşteri iki farklı kartla açılmışsa bakiyesi bölünür. Geçişten önce bunları tekleştirin.
- Barkodları kontrol edin. Aynı barkodun iki ürüne tanımlı olması kasada en çok yaşanan sorunlardan biridir.
- Bakiyeleri mutabık edin. Önemli müşteri ve tedarikçilerle bakiye mutabakatı yapın. Yanlış bakiyeyi yeni programa taşımak, sorunu da taşımak demek.
Geçiş için doğru zaman
En temiz geçiş, dönem başında yapılandır: yeni yıl, yeni ay ya da en azından bir sayım sonrası. Böylece açılış bakiyeleri net olur ve iki programda birden kayıt tutmak zorunda kalmazsınız. Ay ortasında geçmek zorundaysanız, geçiş günü için stok sayımı yapmanızı öneririz.
Aktarım günü neler oluyor?
Eski programınızdan alınan listeler (çoğunlukla Excel) yeni programın beklediği düzene getirilir ve içe aktarılır. Ardından birkaç kontrol yapılır:
- Rastgele seçilen on ürünün fiyat ve barkodu doğru mu?
- En büyük beş müşterinin bakiyesi eski programla tutuyor mu?
- Toplam stok miktarı ve değeri makul mü?
Bu kontroller tamamlanmadan satışa başlamıyoruz. Bir fiyat hatası kasada fark edilirse, onu düzeltmek aktarım sırasında düzeltmekten çok daha zahmetli olur.
İlk hafta
Geçişten sonraki ilk birkaç gün, çalışanların yeni ekranlara alıştığı dönemdir. Küçük sorular çıkar: “İade nereden yapılıyordu?”, “Bu raporu nasıl alırım?” Bu dönemde destek ekibinize kolayca ulaşabilmeniz önemli. EFE PC Bilişim olarak geçişten sonraki ilk haftayı daha yakından takip ediyor, gerekirse ikinci bir eğitim yapıyoruz.
Eski programı hemen kapatmayın
Son olarak küçük bir tavsiye: eski programınızı ya da en azından son verilerinin yedeğini bir süre saklayın. Aylar sonra geçmiş bir faturaya bakmanız gerektiğinde işinize yarar.