e-Fatura’ya geçmeniz gerektiğini muhasebecinizden duyduğunuzda ilk tepki genelde “şimdi ne yapacağız?” oluyor. Aslında süreç birkaç net adımdan oluşuyor. Bu yazıda, işletmelerin geçişini yaparken izlediğimiz sırayı anlatıyoruz.
Önemli not: Hangi işletmenin e-Fatura, e-Arşiv ya da e-Defter kapsamına girdiği ve geçiş tarihleri mevzuata göre değişir. Kapsamınızı ve tarihlerinizi mutlaka mali müşavirinizle kontrol edin.
1. Kapsamı netleştirin
Önce hangi uygulamalara geçmeniz gerektiğini öğrenin: sadece e-Fatura mı, yanında e-Arşiv ve e-İrsaliye de var mı, e-Defter gerekiyor mu? Bu sorunun cevabı hem başvurunuzu hem de alacağınız kontör ve modülleri belirler.
2. Mali mühür veya e-imza
Şirketler için genellikle mali mühür, şahıs işletmeleri için çoğunlukla e-imza kullanılır. Bunları temin etmek birkaç gün sürebileceği için işe buradan başlamak zaman kazandırır. Hangisinin size uygun olduğunu müşavirinizle birlikte belirleyin.
3. Entegrasyon yöntemi seçimi
e-Faturayı farklı yollarla gönderebilirsiniz. Kullandığınız ön muhasebe ya da ERP programı bir entegrasyonla çalışıyorsa, faturayı programda kesip doğrudan gönderirsiniz. Ayrı bir portala girip faturayı tekrar yazmak zorunda kalmazsınız. Fatura sayınız arttıkça bunun kazandırdığı zaman da artar.
4. Başvuru ve hesap açılışı
Başvuru evrakları hazırlanır ve gerekli onaylar alınır. Bu aşamada firma unvanı, vergi numarası, adres ve yetkili bilgileri gibi bilgilerin resmî kayıtlarla birebir aynı olması önemli. Küçük bir yazım farkı bile süreci uzatabilir.
5. Programın ayarlanması
Başvuru tamamlandığında programınızda e-Fatura ayarları yapılır:
- Fatura seri ve numaralandırması belirlenir.
- Fatura şablonuna logo ve firma bilgileri eklenir.
- Cari kartlarda müşterilerin e-Fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilir.
- Gelen faturaların nasıl alınacağı ve onaylanacağı gösterilir.
6. Test faturası ve ilk gerçek fatura
Ayarlar bittikten sonra bir test faturası kesilir ve faturanın doğru göründüğü kontrol edilir. Ardından ilk gerçek faturayı birlikte kesiyoruz. Bu adımı kurulum yapan kişiyle birlikte yapmak, ilk günlerdeki tereddütleri ortadan kaldırıyor.
7. Gelen faturalar ve arşiv
e-Fatura yalnızca fatura kesmek değil, tedarikçilerinizden gelen faturaları almak demek. Gelen faturaları programa aktarıp alış kaydı olarak işleyebilirsiniz; böylece aynı bilgiyi bir kez daha yazmazsınız. Faturalarınızın arşivlenmesi de yasal süre boyunca sağlanmalıdır.
Sık yapılan hatalar
- Mali mühür ya da e-imzayı son güne bırakmak.
- Müşteri cari kartlarındaki vergi numarası ve unvanları kontrol etmemek.
- Faturayı programda kesip ayrıca portala da girmeye çalışmak.
- Kontör ya da paket bitişini takip etmemek.
EFE PC Bilişim olarak başvurudan ilk faturanıza kadar süreci sizin adınıza takip ediyoruz. Mevcut programınızla entegrasyonu kurup çalışanlarınıza fatura kesmeyi ve gelen faturaları işlemeyi gösteriyoruz.