e-Dönüşüme yeni geçen işletmelerin en çok karıştırdığı konu, e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark. İkisi de elektronik ortamda düzenleniyor, ikisi de aynı programdan kesiliyor; ama gittikleri yer ve kişi farklı. Bu yazıda farkı teknik terimlere boğmadan anlatmaya çalışacağız.
Önemli not: e-Fatura ve e-Arşiv kapsamı, zorunluluk sınırları ve geçiş tarihleri mevzuatla belirlenir ve zaman içinde değişebilir. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) duyurularından kontrol edin.
Tek cümleyle fark
Belirleyici olan faturayı kesen değil, faturayı alan taraftır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak kesilir. Alıcı kayıtlı değilse, yani bir son tüketici ya da e-Fatura sistemine dahil olmayan bir firmaysa, fatura e-Arşiv fatura olarak düzenlenir.
Bir örnekle düşünelim. İstanbul’da hırdavat malzemesi satan bir işletme aynı gün içinde hem bir inşaat firmasına hem de dükkâna gelen bir ustaya satış yapıyor. İnşaat firması e-Fatura kullanıcısıysa ona kesilen fatura e-Fatura olur ve firmanın gelen kutusuna düşer. Usta ise kayıtlı bir kullanıcı değilse, ona kesilen fatura e-Arşiv fatura olur. İki fatura da aynı programdan, aynı ekrandan kesilir; değişen yalnızca alıcıdır. Yani bir işletmenin “e-Fatura’cı” ya da “e-Arşiv’ci” olması gerekmiyor; kapsama giren işletmelerin çoğu her ikisini birlikte kullanıyor.
e-Fatura: iki kayıtlı kullanıcı arasında
e-Fatura, sisteme kayıtlı iki kullanıcı arasında gidip gelen faturadır. Siz faturayı kestiğinizde fatura elektronik olarak karşı tarafın gelen kutusuna ulaşır. Karşı taraf da faturayı kendi programına alıp alış kaydı olarak işleyebilir. Kâğıda basmaya, kargoyla ya da elden göndermeye gerek kalmaz.
e-Fatura’da bir de senaryo seçimi vardır. Temel fatura ve ticari fatura gibi senaryolar, alıcının faturaya sistem üzerinden kabul ya da ret yanıtı verip veremeyeceğini belirler. Hangi senaryoyla çalışacağınızı müşavirinizle birlikte belirlemenizi öneririz.
e-Arşiv fatura: kayıtlı olmayan alıcılara
e-Arşiv fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen elektronik faturadır. Mağazanızdan alışveriş yapan bir son tüketici, internet sitenizden sipariş veren bir müşteri ya da e-Fatura kullanmayan küçük bir işletme bu gruba girer.
e-Arşiv fatura alıcının gelen kutusuna düşmez, çünkü alıcının böyle bir kutusu yoktur. Fatura alıcıya e-posta ile gönderilebilir, istenirse kâğıda basılarak teslim edilir. Basılan nüsha elektronik faturanın bir çıktısıdır; asıl belge elektronik ortamda saklanır.
GİB mükellef listesi kontrolü
Peki alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını nereden bileceksiniz? Bunun için GİB’in kayıtlı kullanıcı listesi esas alınır. Alıcının vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası bu listede sorgulanır; listede varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv fatura kesilir.
Bu kontrolü her faturada elle yapmak hem zaman alır hem de hata riski taşır. Üstelik bugün listede olmayan bir müşteri birkaç ay sonra listeye girmiş olabilir. Bu yüzden cari kartlardaki vergi numaralarının doğru ve eksiksiz olması çok önemli. Tek hanesi yanlış yazılmış bir vergi numarası, faturanın yanlış türde kesilmesine yol açabilir.
Program bu ayrımı nasıl yapıyor?
e-Dönüşüm entegrasyonu olan bir programda bu ayrımı her seferinde sizin yapmanız gerekmez. Fatura kaydedilirken program alıcının vergi numarasını kayıtlı kullanıcı bilgisiyle karşılaştırır ve faturayı uygun türde hazırlar. Kullanıcıya düşen iş, cari kartı doğru açmak ve faturayı kesmektir.
Kurulumlarda genellikle şu ayarları işletmeyle birlikte yapıyoruz:
- e-Fatura ve e-Arşiv için fatura serilerinin tanımlanması
- Fatura şablonlarına logo ve firma bilgilerinin eklenmesi
- Mevcut cari kartlardaki vergi numaralarının kontrol edilmesi
- e-Arşiv faturaların müşteriye e-posta ile gönderilmesinin ayarlanması
- Gelen e-Faturaların programa nasıl alınacağının gösterilmesi
Kâğıt faturaya ne oluyor?
e-Fatura ve e-Arşiv kapsamına giren bir işletmede faturaların büyük kısmı, çoğu zaman da tamamı elektronik ortamda düzenlenir ve saklanır. Hangi durumlarda hâlâ kâğıt fatura kesilebileceği, elinizde kalan matbu fatura koçanlarının ne olacağı gibi konular ise mevzuata bağlıdır. Bu konuda kendi başınıza karar vermeden önce mutlaka mali müşavirinize danışın.
Tezgâhta müşterinin “bana fatura verin” demesi de sorun değildir. e-Arşiv faturanın çıktısını alıp elden verebilir ya da e-posta adresine gönderebilirsiniz.
Sonuç
Kısaca: e-Fatura kayıtlı kullanıcılar arasında, e-Arşiv fatura kayıtlı olmayan alıcılara kesilir; doğru kurulmuş bir programda bu ayrımı sistem yapar. EFE PC Bilişim olarak İstanbul’da e-Fatura ve e-Arşiv kurulumlarını işyerinizde yapıyor, karar vermeden önce sistemi ücretsiz demo ile gösteriyoruz.