Bize gelen telefonların başında “AKINSOFT programı kaç para?” sorusu geliyor. Soruyu soranı anlıyoruz; bütçe planlamak istiyor. Ama dürüst cevap şu: hangi programın, kaç kullanıcıyla, hangi modüllerle ve nasıl bir kurulumla alınacağı bilinmeden söylenen her rakam ya eksik ya da yanıltıcı olur. Bu yazıda bir teklifin hangi kalemlerden oluştuğunu ve doğru teklifi nasıl isteyeceğinizi anlatıyoruz.
Paket ve modül seçimi
AKINSOFT’un tek bir programı yok. Ön muhasebe, WOLVOX ERP, hızlı satış, restoran, otel, teknik servis gibi farklı işlere yönelik paketler var ve bunların içinde de farklı modüller bulunuyor. Fatura kesip cari tutan bir işletmeyle depo, üretim ve sevkiyatı aynı programda yöneten bir firmanın ihtiyacı aynı değil; dolayısıyla teklifleri de aynı olmaz.
Sahada en sık gördüğümüz hata, “şimdilik en küçüğünü alalım” diye başlayıp birkaç ay sonra eksik modülleri tek tek eklemek. Tersi de yaşanıyor: hiç kullanılmayacak modüller için bütçe ayrılıyor. İkisinin de çözümü aynı: teklif istemeden önce iş akışınızı konuşmak.
Bunun için uzun bir toplantıya gerek yok. Malın işletmeye nasıl girdiğini, nasıl satıldığını, faturanın kim tarafından kesildiğini ve ay sonunda müşavire neyin gittiğini anlatmanız çoğu zaman yeterli. Bu konuşmadan sonra hangi paketin işinizi gördüğü, hangi modülün şimdilik beklemeye alınabileceği netleşir. Teklif de tahmine değil, gerçek ihtiyaca göre hazırlanır.
Kullanıcı sayısı
Programı aynı anda kaç kişinin kullanacağı teklifi doğrudan etkiler. Kasada iki kişi, muhasebede bir kişi, depoda bir kişi varsa ve hepsi aynı anda programa girecekse bunu baştan söyleyin. Kurulum günü “depodaki arkadaş da girecekti” denince ya ek lisans gerekir ya da birileri sıra bekler.
Uzaktan erişim de bu başlık altında konuşulmalı. İşletme sahibinin evden rapor görmek istemesi ya da şubelerin merkeze bağlanması gibi ihtiyaçlar hem lisans hem de altyapı tarafında ayrıca planlama gerektirebilir.
e-Dönüşüm modülleri
e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter gibi uygulamalar, programın kendisinden ayrı düşünülmesi gereken kalemlerdir. Hangilerine ihtiyacınız olduğu yasal kapsamınıza göre değişir; bunu mali müşavirinizle netleştirmeden teklif istemek, sonradan kalem eklemek demektir. Kontör ya da paket gibi kullanıma bağlı giderlerin nasıl hesaplandığını da mutlaka sorun. Ayda kabaca kaç fatura kestiğinizi biliyorsanız bu kısmı çok daha gerçekçi planlarsınız.
Kurulum, veri aktarımı ve eğitim
Lisans, işin yalnızca bir kısmı. Programın işyerinizde kurulması, eski programdan ya da Excel’den verilerin aktarılması ve çalışanlarınıza eğitim verilmesi ayrı bir emek ister. Bazı tekliflerde bunlar dahildir, bazılarında ayrıca fiyatlandırılır. İki teklifi karşılaştırırken şunları sorun:
- Kurulum işyerinde mi yapılacak, uzaktan mı?
- Stok, cari ve açılış bakiyelerinin aktarımı teklife dahil mi?
- Kaç kişiye, ne kadar süre eğitim verilecek?
- Barkod okuyucu, yazıcı, terazi gibi cihazların bağlantısını kim yapacak?
- İlk haftalarda çıkan sorulara nasıl destek verilecek?
Yalnızca lisans rakamına bakıp ucuz görünen bir teklif, bu kalemler eklendiğinde pahalıya gelebilir. Tam tersi de olabilir: biraz yüksek görünen teklif, her şeyi içerdiği için toplamda daha uygun çıkabilir.
Güncelleme ve destek şartları
Program alındıktan sonra da yazılım değişmeye devam eder. Mevzuat değiştikçe e-Dönüşüm tarafında güncellemeler gerekir, yeni özellikler eklenir. Güncellemelerin hangi koşullarla alındığı, destek hizmetinin neleri kapsadığı ve ne kadar süreyle geçerli olduğu teklifin önemli bir parçasıdır. Bu şartlar zaman içinde değişebileceği için kulaktan dolma bilgiyle değil, teklif aşamasında yazılı olarak öğrenmenizi öneririz.
Destek tarafında da somut sorular sorun: Telefonla mı, uzak bağlantıyla mı, yerinde mi destek veriliyor? Bir arıza bildirdiğinizde size ne kadar sürede dönülüyor? Akşam kasa kapanışında rapor çıkmıyorsa kimi arayacaksınız?
Doğru teklif nasıl istenir?
Teklif isterken aşağıdaki bilgileri hazırlamanız hem sizin hem de bayinin işini kolaylaştırır:
- İşletmenizin faaliyet alanı ve şube sayısı
- Programı kullanacak kişi sayısı ve görevleri
- Şu an kullandığınız program ya da çalışma yöntemi
- e-Dönüşüm kapsamınız (mali müşavirinizden öğrenebilirsiniz)
- Elinizdeki bilgisayarlar ve cihazlar
Bu bilgilerle hazırlanan teklif, iki hafta sonra değişmeyen teklif olur. Telefonda söylenen bir rakama göre karar vermek yerine, programın kendi iş akışınızda nasıl çalıştığını görerek karar vermenizi öneririz.
Son söz
AKINSOFT programlarının fiyatı işletmenizin ihtiyacına göre şekillenir; en doğru rakamı da ihtiyaç netleştikten sonra alırsınız. EFE PC Bilişim olarak İstanbul’daki işletmelere önce ücretsiz demo yapıyor, ihtiyacınızı birlikte çıkarıp kalem kalem açık bir teklif hazırlıyoruz.